Proponuję aby każdy z członków kierownictwa Stowarzyszenia Ordynacka zaproponował( zaproponowała) pięć punktów pod każdą częścią analizy S (5 argumentów), W(5 argumentów),O(5 argumentów) T(5 argumentów) razem dwadzieścia linijek tekstu. Te dwadzieścia linijek należy wysłać na adres admin@ordynacka.eu. Admin przygotuję stronę do przegłosowania wyników analizy sporządzonych przez kierownictwo stowarzyszenia. Na sporządzonej w ten sposób stronie każdy z biorących udział w teście będzie mógł oddać głos na swoje najważniejsze pozycje SWOT. Otrzymamy wynik analizy przydatny do ustalenia tematów do dyskusji..
Analiza SWOT pomaga zidentyfikować mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia konkretnego projektu lub ogólnego planu biznesowego. To narzędzie, które może pomóc Twojemu zespołowi w planowaniu strategicznym i wyprzedzaniu trendów rynkowych. Poniżej opisujemy ogólne ramy SWOT i przedstawiamy instrukcje krok po kroku, które pomogą Ci przeprowadzić własną analizę.
Szukamy sposobu na wyróżnienie swojej organizacji na tle konkurencji? Analiza SWOT to technika używana do identyfikacji mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń w celu opracowania planu strategicznego dla Twojego biznesu. Choć może to wydawać się skomplikowane, w rzeczywistości jest całkiem proste.
W tym artykule wyjaśnimy na przykładach metodę analizy SWOT, którą możesz zastosować przy poszukiwaniu zewnętrznych szans i wewnętrznych mocnych stron.
Czym jest analiza SWOT?
Analiza SWOT to technika wykorzystywana do identyfikacji mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń dla Twojej firmy, a nawet konkretnego projektu. Chociaż najczęściej stosowana jest przez organizacje (od małych firm i organizacji non-profit po duże przedsiębiorstwa), analiza SWOT może być przeprowadzona zarówno do celów zawodowych, jak i osobistych.
Analiza SWOT jest prostym, a jednocześnie potężnym narzędziem do identyfikacji obszarów wymagających poprawy. Dzięki temu możesz pracować nad doskonaleniem swojego zespołu i firmy, jednocześnie wyprzedzając trendy rynkowe.
Co oznacza skrót SWOT?
Jest to nazwa będąca akronimem angielskich słów strengths (mocne strony), weaknesses (słabe strony), opportunities (szanse) i threats (zagrożenia). Każdy z tych czynników odgrywa rolę w prawidłowym planowaniu rozwoju organizacji. Stąd tak ważne jest przeprowadzenie tej analizy.
Analiza SWOT umożliwia określenie pozycji stowarzyszenia na chwilę obecną oraz działań na przyszłość. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z tych czynników i temu, w jaki sposób mogą one pomóc w zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy.
Strenghs (Mocne strony)
W analizie SWOT mocne strony odnoszą się do inicjatyw wewnętrznych, które osiągają dobre wyniki. W szczególności analiza tego czynnika może polegać na porównaniu z innymi inicjatywami lub działaniami konkurencji. Pomoże Ci to zrozumieć, co już działa, a następnie wykorzystać sprawdzone techniki – Twoje mocne strony – w innych obszarach, które wymagają poprawy, takich jak zwiększenie wydajności zespołu.
Aby przeanalizować mocne strony swojej organizacji, zacznij od zadania sobie następujących pytań:
- W czym jesteśmy dobrzy?
- Czym wyróżnia się nasza Stowarzyszenie Ordynacka?
- Jakie aspekty naszej działalności cenią docelowi odbiorcy, członkowie stowarzyszenia, środowisko akademickie, środowisko post ZSP,SZSP, ZSP?
Weaknesses (Słabe strony)
Słabe strony odnoszą się do mniej skutecznych inicjatyw wewnętrznych. Zalecane jest, aby przeanalizować swoje mocne strony przed słabymi stronami, aby ustalić punkt odniesienia dla sukcesów i porażek. Zidentyfikowanie wewnętrznych słabych stron pomaga znaleźć punkt wyjścia do ulepszania powiązanych projektów.
Analogicznie do analizy mocnych stron, podczas określenia słabych stron można zadać sobie następujące pytania:
- Które inicjatywy osiągają słabe wyniki i dlaczego?
- Co możemy poprawić?
- Jakie zasoby mogą zwiększyć naszą wydajność?
Oto przykładowa słaba strona:
Widoczność platformy e-commerce: nasza strona ma małą widoczność z powodu ograniczonego budżetu marketingowego, a sprzedaż za pośrednictwem naszej aplikacji mobilnej nadal spada.
Opportunities (Szanse)
Szanse są wynikiem Twoich obecnych mocnych i słabych stron, a także wszelkich zewnętrznych inicjatyw, które pomogą w osiągnięciu silniejszej pozycji konkurencyjnej. Mogą to być słabe strony, które chcesz poprawić, lub obszary, które nie zostały uwzględnione w pierwszych dwóch fazach analizy.
Istnieje kilka sposobów zidentyfikowania szans, dlatego warto zadać sobie następujące pytania:
- Jakie zasoby możemy wykorzystać, aby pracować nad słabymi stronami?
- Czy nasze usługi mogą wypełnić luki rynkowe?
- Jakie są nasze cele na ten rok?
Oto przykład szansy oparty na powyższych mocnych i słabych stronach.
Kampania marketingowa: aby poprawić widoczność platformy e-commerce, przeprowadzimy kampanie reklamowe na YouTube, Facebooku i Instagramie.
Threats (Zagrożenia)
Zagrożenia odnoszą się do obszarów, które mogą powodować problemy. W przeciwieństwie do słabych stron są to czynniki zewnętrzne i zwykle poza Twoją kontrolą, np. globalna pandemia czy zmiany w otoczeniu konkurencyjnym.
Oto kilka pytań, które należy sobie zadać, aby zidentyfikować zagrożenia zewnętrzne:
- Jakie zmiany w stowarzyszeniu budzą niepokój?
- Jakie trendy rynkowe widać na horyzoncie?
- W jakich obszarach konkurencja osiąga lepsze wyniki?
Oto przykład zagrożenia, które może spowodować problemy w stowarzyszeniu:
Nowa konkurencja: nowy konkurencja, nowy portal internetowy zostanie uruchomiony w najbliższym czasie co może spowodować utratę image, paskudna opinia ze strony IPN, katastrofalny image polityczny, brak następców czy współpracy ze środowiskiem akademickim .
Przykładowa analiza SWOT
Jednym z najpopularniejszych sposobów przeprowadzenia analizy SWOT jest wizualne przedstawienie mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń. Ten format nazywa się macierzą SWOT. Zwykle składa się z czterech oddzielnych pól, które łączą się, tworząc jedno większe pole.
Macierz SWOT to świetny sposób na zbieranie informacji i dokumentowanie pytań, które skłoniły Cię do podjęcia decyzji. Przyda się nie tylko do wykorzystania w przyszłości, ale także do wizualizacji schematów.
Oto przykład, który pomoże Ci stworzyć własną macierz:
Prawidłowo i skutecznie wykorzystana macierz może być doskonałym narzędziem do oceny mocnych i słabych stron Twojej organizacji. Po utworzeniu macierzy możesz skupić się na tym, jak wdrożyć zidentyfikowane szanse.
Jak przeprowadzić analizę SWOT
Analizę SWOT można przeprowadzić na wiele sposobów. Niektóre zespoły lubią spotykać się i zapisywać swoje pomysły na tablicy, inne wolą stworzyć formalne macierze SWOT. Niezależnie od tego, jak przeprowadzisz analizę SWOT, kreatywność w procesie planowania pozwala na przepływ nowych pomysłów i prowadzi do bardziej innowacyjnych rozwiązań.
Istnieje kilka sposobów, aby upewnić się, że analiza SWOT będzie dogłębna i przeprowadzona prawidłowo, np. zorganizowanie spotkania zespołu w atmosferze sprzyjającej pracy zespołowej, przygotowanie się z wyprzedzeniem w celu jak najlepszego wykorzystania czasu, oraz kreatywność w wyborze pomysłów. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć.
Wskazówka 1: uwzględnij czynniki wewnętrzne
Czynniki wewnętrzne to mocne i słabe strony, które wynikają z procesów wewnętrznych. Są zazwyczaj łatwiejsze do rozwiązania (jeśli masz odpowiednie narzędzia), ponieważ masz większą kontrolę nad wynikiem.
Jeśli chodzi o czynniki wewnętrzne, istnieją dwa różne sposoby na rozpoczęcie wdrażania ulepszeń.
- Przeprowadzenie spotkania z interesariuszami z działu w celu opracowania biznesplanu określającego sposoby poprawy obecnej sytuacji.
- Znalezienie i wdrożenie nowych narzędzi, które mogą usprawnić te procesy, takich jak np. narzędzie do zarządzania projektami.
Sposób rozwiązania problemów wewnętrznych będzie zależał od rodzaju problemu. Konieczne może być zastosowanie kombinacji opisanych powyżej metod, aby wdrożyć kompleksowy plan poprawy.
Wskazówka 2: oceń czynniki zewnętrzne
Czynniki zewnętrzne wynikają z procesów, na które nie masz wpływu. Obejmują konkurencję, trendy rynkowe i wszystko, co może wpłynąć na Twoją organizację z zewnątrz.
Praca nad rozwiązaniem czynników zewnętrznych zewnętrznymi jest trudniejsza, ponieważ nie można bezpośrednio wpłynąć na jej wynik. Możesz jednak dostosować własne procesy tak, aby zminimalizować skutki negatywnych czynników zewnętrznych. Możesz spróbować rozwiązać te problemy:
- Dotrzymując kroku trendom rynkowym
- Prognozując trendy rynkowe
Chociaż nie możesz kontrolować czynników zewnętrznych, możesz kontrolować sposób, w jaki Stowarzyszenie Ordynacka na nie reaguje.
Załóżmy, że chcesz nadążyć za trendem rynkowym ( czysto hipotetycznie). Przykładem może być sytuacja, w której konkurencja np. NZS wprowadza na rynek lepszy produkt, image, nazwę ulicy, placu, tworzy poczytny portal internetowy, pokazuje własną historię, kreuje nową rzeczywistość w środowisku studenckim ( np. CAMPUS POLAND) . Nie możesz zapobiec wprowadzeniu go na rynek, ale możesz stworzyć jeszcze lepszy produkt, aby uniknąć anihilacji pamięci, informacji o szkodliwości stowarzyszenia w życiu społecznym, image jako spadkobiercach organizacji popierających ustrój totalitarny. Dodatkowo możesz spróbować przewidzieć trendy rynkowe i polityczne, aby być przygotowanym na pojawienie się takich czynników zewnętrznych.
Wskazówka 3: praca zespołowa jest podstawą sukcesu
Może to brzmi banalnie, ale zespołowe burze mózgów są niezwykle skuteczne przy generowaniu nowych i innowacyjnych pomysłów. Zapraszaj na nie różnych członków zespołu z różnych środowisk. W ten sposób reprezentowane będą pomysły z całego przekroju społecznego i geograficznego Polski i Europy. Pamiętaj jednak, że zbyt duża liczba uczestników może doprowadzić do obniżenia koncentracji lub zaangażowania. Optymalna liczba dla produktywnej sesji burzy mózgów to około 10 członków zespołu.
Wskazówka 4: uwolnij kreatywność
Aby pobudzić zespół do kreatywności, musisz najpierw stworzyć dla niej miejsce. Pomyśl o ciekawych sposobach na identyfikację szans, np. losowy i anonimowy wybór pomysłów, przedstawienie ewidentnie złych przykładów lub gry integracyjne, mające na celu zmotywowanie zespołu.
Wskazówka 5: stwórz ranking pomysłów
Po zakończeniu procesu twórczego czas ocenić najlepsze szanse. Można to zrobić w zespole lub w mniejszej grupie liderów. Najlepiej omówić każdy pomysł i ocenić go w skali od 1 do 10. Po ustaleniu najlepszych pomysłów w oparciu o możliwości zespołu i ogólny wpływ, można przystąpić do pracy nad ich wdrożeniem poprzez utworzenie uzasadnienia społeczno – biznesowego.
Dlaczego analiza SWOT jest ważna?
Analiza SWOT pomaga usprawnić procesy i zaplanować rozwój. Pomimo podobieństwa do analizy konkurencji, analiza SWOT uwzględnia zarówno czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Analizując kluczowe obszary związane z tymi szansami i zagrożeniami uzyskasz informacje, które pomogą Twojemu zespołowi osiągnąć sukces.
Analiza SWOT jest przydatna nie tylko dla stowarzyszenia czy organizacji biznesowej. Przeprowadzając osobistą analizę SWOT możesz zidentyfikować aspekty Twojego życia, które możesz ulepszyć, np. styl przywództwa czy umiejętności komunikacyjne. Niezależnie od celu, analiza SWOT jest ważna z trzech powodów:
- Identyfikuje możliwości rozwoju
Jedną z największych korzyści z przeprowadzenia analizy jest identyfikacja możliwości rozwoju. To świetny punkt wyjścia dla starych i nowych zespołów, które chcą się rozwijać, ale nie wiedzą dokładnie, od czego zacząć.
Szanse mogą wynikać z wielu różnych źródeł, na przykład z czynników zewnętrznych, takich jak dywersyfikacja produktów w celu zwiększenie konkurencyjności, lub z czynników wewnętrznych, takich jak usprawnienie przepływu pracy zespołu. Tak czy inaczej, wykorzystanie szans to doskonały sposób na rozwój zespołu.
- Identyfikuje obszary wymagające poprawy
Ulepszanie istniejących projektów to kolejny niezawodny sposób na dalszy rozwój. Identyfikacja słabych stron i zagrożeń podczas analizy SWOT może utorować drogę do opracowania lepszej strategii biznesowej.
W końcu uczenie się na własnych błędach jest najlepszym sposobem na osiągnięcie doskonałości. Po zidentyfikowaniu obszarów do poprawy przeprowadź burzę mózgów z członkami Komitetu Wykonawczego w celu opracowania planu działania. Wykorzystać można zapraszając do współpracy sprawdzone struktury Stowarzyszenia jak GKR i SK.
- Identyfikuje obszary, które mogą być zagrożone
Niezależnie od tego, czy prowadzisz rejestr zagrożeń, czy też nie, ważne jest, aby zidentyfikować zagrożenia, zanim przerodzą się w problem. Analiza SWOT może pomóc w śledzeniu działań do wykonania, które mogą odgrywać rolę w procesie podejmowania decyzji dotyczących ryzyka.
Oprócz analizy SWOT analiza PEST, która bada czynniki zewnętrzne, takie jak czynniki polityczne, ekonomiczne, społeczne i technologiczne, również może pomóc z wyprzedzeniem zidentyfikować potencjalne zagrożenia.
Analiza PEST jest metodą służącą do badania makrootoczenia – makroekonomicznego otoczenia przedsiębiorstwa. Inaczej nazywana jest generalną segmentacją otoczenia. Określa podstawowe sfery otoczenia, czyli obszary, które mają kluczowy wpływ na funkcjonowanie organizacji. Wyznacza także przyszła strategię działania organizacji poprzez dogłębną analizę.
Punktem wyjścia jest zestawienie podstawowych czynników zewnętrznych organizacji (stąd też wywodzi się jej nazwa):
Political – polityczne,
Economic – ekonomiczne,
Social – społeczno-kulturowe,
Technological – technologiczne.
W niektórych odmianach analizy pojawia się dodatkowo samodzielny czynnik środowiskowy – Environment(analizę nazywamy wtedy PEEST). Niekiedy spotykamy się jeszcze z wyróżnieniem otoczenia Legal (nazwa analizy – PESTEL).
Zaplanujmy przyszłość przeprowadzając analizę SWOT
Analiza SWOT to skuteczna metoda identyfikacji kluczowych mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń. Ocena Twojej aktualnej sytuacji i Naszych celów pozwoli Ci rozwinąć zarówno zespół, jak i Nasz biznes. Pamiętajcie, że kreatywność i współpraca mogą wiele zdziałać.
SMART – V zasad skutecznego wyznaczania celów.
- Specific (Skonkretyzowany )
Tylko skonkretyzowanie celu pomoże nam go osiągnąć. Dobrze skonkretyzowany cel nie pozwoli na niedomówienia przy weryfikacji jego osiągnięcia. Skonkretyzowanie pozwoli Tobie, całemu zespołowi, a także osobom postronnym jednoznacznie zrozumieć co jest do osiągnięcia nie pozostawiając pola do osobistej interpretacji.
- Measurable (Mierzalny )
Skąd będziemy wiedzieć, że cel został osiągnięty? Na etapie jego definiowania musimy zadbać aby został wyrażony w sposób liczbowy. Wskaźnik, poziom, „0-1” – cokolwiek, co nie pozostawi złudzeń co do wyniku zrealizowanej przez nas pracy.
Jeśli cel jest złożony i jego pomiar zależy od wielu czynników musimy rozbić go na poszczególne składowe, lub dokładnie opisać wzór z jakiego korzystamy do wyliczenia jego poziomu, aby uniemożliwić manipulowanie danymi.
Jeśli naszym celem jest zrzucenie kilku nadmiarowych kilogramów to wbrew pozorom, ważne będzie czy pomiaru dokonamy rano, będąc na czczo, stając na wadze w samej bieliźnie, czy na koniec dnia w ubraniu z portfelem, telefonem i kluczami w kieszeni.
- Ambitiuos / Relevant (Ambitny / Istotny )
Czy osiągnięcie celu jest dla Ciebie istotne? Po co w ogóle chcesz to zrobić?
Cele mają pomagać nam w rozwoju, mobilizować nas do pracy i wspierać nasze wysiłki. Aby ich realizacja miała sens warto wieszać poprzeczkę wysoko, ale na tyle wysoko, aby móc do niej sięgnąć z biegiem czasu.
- Realistic / Achievable (Realny / Osiągalny )
Ustawienie celu poza naszym zasięgiem szybko wpłynie na demotywację oraz rezygnację z działań prowadzących do jego osiągnięcia. Ważna jest znajomość swoich słabości oraz ograniczeń. Przyznasz chyba, że chęć zdobycia olimpijskiego złota w biegu na 100 m brzmi ambitnie. Pytanie tylko czy jest realne wypowiedziane przez 40-latka, który w swoim życiu biegał jedynie w momencie gdy uciekał mu tramwaj. Także należy sprawdzić realne możliwości sporządzenia budżetu zadnia oraz strony przychodowej.
- Time-bound (Określony w czasie )
Brak horyzontu czasowego do osiągnięcia założonego celu to domena marzycieli bujających w obłokach. Ustalenie terminu wykonana uruchamia w naszej głowie wewnętrzny tykający zegar, który bezustannie odmierza czas do momentu kiedy odniesiemy sukces, lub porażkę.
Tyle zasad ogólnych.
Co do metody przeprowadzenia działania to proponuję aby każdy z członków Komitetu Wykonawczego przygotował kolejno po pięć pozycji na każdą oceną, pozycji SWOT oddzielnie i przesłał wynik do admina. Admin umieści na zahasłowanej i zaszyfrowanej stronie wszystkie wyniki w grupach S,W,O,T i przygotuje możliwość głosowania na każdą z propozycji. Zagłosujemy na każdy punkt z pozycji SWOT. Wynik końcowy omówimy na spotkaniu w realu lub online.
Na podstawie wyników analizy SWOT Komitet Wykonawczy dokona diagnozy sytuacji uwzględniając również źródła i sposoby finansowania działalności na czas diagnozy.
Dysponując diagnozą KWO sporządzi prognozę w oparciu o metodę SMART, sposobach finansowania, określając zadania, osoby odpowiedzialne, budżet i terminy wykonania zadań.
Trzeba zaznaczyć że w organizacji o średniej wiekowej w stylu Ordynackiej nie można wymagać od członków KWO lub członków Stowarzyszenia Ordynacka aktywności osobistej bez wskazania źródeł finansowania. Osobisty udział w spotkaniu KWO np. w Warszawie to koszt przejazdu, noclegu, wyżywienia, miejsca, i czasu pochłoniętego przez wykonywane czynności.